[에듀퓨어] “핵심만 콕! 바로 쓰는 사무행정 실무" 과제

1. 사내문서와 관련한 자료조사 방법 중 인트라넷의 개념과 정보수집 방법에 대해 설명하시오.

- 인트라넷은 조직 내부에서 사용하는 근거리 통신망으로서 업무를 통합하는 정보시스템을 말한다. 별도의 통신망 구축 없이 정보시스템을 사용할 수 있다. 자료수집은 자료를 모으는 것을 의미하며, 의사결정 또는 문제해결을 위해 현재 가지고 있는 정보가 부족하여 새로운 자료가 필요하다는 것을 인식하는 때부터 시작한다. 지금 처한 상황을 해결하기 위해 특정 자료가 필요하다는 것을 알아야 수집 할 수 있기 때문이다. 자료수집에 있어 필요한 자료를 모을 수 있는 원천을 자료원이라고 하며, 공개 데이터 및 비공개 자료를 모두 포함한다. 1차 자료는 원래 연구 성과가 기록된 자료로써 단행본, 학술지, 논문, 연구보고서 등이 있다. 2차 자료란, 1차 자료를 효과적으로 찾아볼 수 있는 자료로 1차 자료를 압축 및 정리해 보기 쉬운 형태로 제공하는 자료를 의미한다. 백과사전, 편람, 연감 등이 있다. 내부 2차 자료는 조사자가 속한 회사나 기관이 조사해놓은 자료를 말하며, 외부 2차 자료는 외부 기관이 수집해놓은 자료. 통계청과 같은 정부기관이나, 사설 연구기관 등에서 수집가능하다.

 

2. 사외문서와 관련한 자료조사 방법 중 참여관찰법의 개념과 장단점에 대해 설명하시오.

관찰법은 체계적인 계획과 기록으로 과학적 탐구에 사용하며 목적과 연관되는 사람들의 행동이나 상황을 직접 관찰하여 자료를 수집하는 것을 말한다. 장점은 자료조사자가 직접 관찰한 내용을 데이터화 하는 것이므로, 응답자의 협조를 구하지 않아도 수집이 가능하다. 또한 영유아와 같이 응답 능력이 낮은 경우에도 활용할 수 있다는 장점이 있다. 또한 응답자의 의사가 반영되는 것이 아니기 때문에 객관성과 정확성이 높다고 볼 수 있다. 반대로 응답자가 직접 응답하지 않기 때문에 동기, 태도와 같은 심리적 현상과 사적인 활동에 대해서는 관찰할 수 없으며, 장기간에 걸쳐서 발생하는 사건에 대해서는 관찰하기 어렵다. 또한, 조사자가 직접 관찰을 실시해야 하므로 설문지에 비해 비용이 많이 든다는 단점이 있다.

 

3. 자료조사를 하는 이유와 중요성, 매체별 자료조사 방법의 유의사항에 대해 설명하시오.

업무상 문제해결 또는 합리적인 의사결정을 위해서는 다양한 정보를 바탕으로 최선의 선택을 하는 것이 중요하다. 따라서 의사결정을 위한 충분한 자료를 가지고 있어야 하는데, ‘이러한 자료가 필요하다.’는 것을 인식하는 순간부터 자료 수집은 시작된다고 볼 수 있다. 이는 문제해결에 필요한 핵심 데이터가 무엇인지 알고 있다는 것이기 때문이다. 자료수집에 있어 필요한 자료를 모을 수 있는 원천을 자료원이라고 하며, 공개 데이터 및 비공개 자료를 모두 포함한다. 자료조사는 조직에서 해결하고자 하는 문제와 관련하여 어떤 조사방법을 사용할지 결정하는 것으로 탐색조사, 기술조사, 인과조사 등이 있다.

조사 유형 결정 이후 계획 수립에 따라 자료 수집을 실시하게 되는데, 2차 자료를 우선적으로 수집하며 원래의 목적 달성 가능한 2차 자료가 있는 경우에는 1차 자료를 수집하지 않는다. 1차 자료는 관찰법, 서베이법, 인터넷을 통해 수집이 가능하다.

관찰법은 체계적인 계획과 기록으로 과학적 탐구에 사용하며 목적과 연관되는 사람들의 행동이나 상황을 직접 관찰하여 자료를 수집하는 것으로 사람들이 제공할 수 없거나 꺼려하는 자료를 수집하는데 적합하다. 대상자의 동기, 태도, 느낌 등에 대한 관찰이 어렵고, 소비자의 장기적인 행동을 관찰하기 어렵다는 단점이 있다.

서베이법은 인구 통계적 특징과 태도/의견, 의도, 행동의 동기 등 광범위한 자료를 수집 가능하며 많은 자료를 짧은 시간에 저렴하게 수집 가능하다는 장점이 있다. 세부적으로는 우편, 전화, 개인면담으로 나눌 수 있으며 각기 다른 장단점 보유하고 있어 시간, 예산, 조사 목적, 조사자의 자질 등을 고려하여 적합한 방법을 선택해야 한다.

최근에는 컴퓨터의 도움을 받는 cadac와 인터넷을 통해 설문을 실시하는 경우가 있는데, cadac는 전화로 질문하며 응답을 컴퓨터에 즉시 입력하는 방식으로 조사 대상자가 응답을 직접 컴퓨터에 입력하는 방식을 말한다. 디지털 음성 질문을 통해 전화기 번호를 눌러 응답하여 컴퓨터에 자동 응답되는 방식이다. 인터넷을 통한 설문으로는 E-MAIL로 설문지 파일 송신 및 회신하는 방법인데, 인터넷의 장점을 이용한 HTTP 문서형태의 설문지가 적합하다. 응답이 자료베이스로 자동 수집돼 실시간으로 분석 및 결과 확인 가능하다는 장점이 있다.

인터넷 자료수집은 소비자의 인터넷 사용 행동자료 (방문사이트, 시청광고, 구매상품 등) 자료베이스로 수집 되어져 분석 및 결과 확인이 가능하다. 소비자의 실제 행동에 관한 자료로써 활용도가 매우 높고, 인구 통계적 자료와 결합시켜 분석할 경우 정확도 증가한다. 이러한 과정에서 사용자의 컴퓨터 서버 내 활동 기록을 로그파일이라고 하며 파일의 클릭 시간, 내용, 활동 시간, 미클릭 파일, 상품의 구매 내역 등이 자료로 남으며 클릭 스트림 자료라고 부른다. 클릭스트림 자료와 자료베이스를 토대로 분석하여 고객에 맞는 차별화된 서비스를 제공함한다. 고객의 개인적 특성과 분석한 사이트 사용 행동상의 특징을 분석해 개별화된 화면 제공함으로써 고객의 반응을 높일 수 있음. 이러한 과정을 개인화라고 한다.

쿠키는 인터넷 기록이 담겨 있는 자료로써 특정 사이트를 방문하는 경우 사이트 서버에서 사용자 컴퓨터의 쿠키파일을 읽을 수 있으며 실시간으로 분석하여 고객 취향에 맞는 자료를 제공한다.

인터넷 자료 검색이란 분산된 자료를 목적에 적합한 자료만 신속 정확하게 찾아내 수집 분류 축적하는 과정으로 검색 엔진 유형에 따라 키워드 검색, 주제별 검색, 통합형 검색방식으로 나누어진다. 키워드 검색은 핵심적인 단어를 키워드로 입력하여 자료 검색. 키워드 입력으로 간단한 자료 검색 가능하지만 불명확한 키워드 입력할 경우 검색 결과 너무 방대해져 효과적인 검색 어렵다. 주제별 검색은 웹 문서들을 주제별로 계층별로 정리하여 이용하는 방식으로 주제가 상위에서부터 하위까지로 분류되어 있는 내용을 선택하여 검색한다. 마지막으로 통합형 검색은 사용자가 찾고자 하는 검색 언어가 연계되어 있는 다른 검색 엔진에게 보내고 여기서 얻어진 검색 엔진의 결과를 사용자에게 제공한다.

 

*100점짜리 과제는 아니예요.....ㅠㅠ 참고만 하세요